Política del canal ético

1. OBJETO

El presente documento tiene por objeto establecer las pautas del Canal Ético y los procedimientos de gestión, investigación y ejecución de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo que se pueda producir en QUESOS LA VASCO NAVARRA, así como las garantías y derechos de las partes.

Se trata de un Procedimiento con la finalidad de recopilar información sobre sucesos relativos a riesgos materializados, cerca de materializarse o bien sobre los que existan sospechas de haberse materializado.

A tal fin, y en cumplimiento de lo establecido en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se crea este Canal Ético que aportará la información necesaria sobre la posible comisión de un delito o una infracción grave o muy grave del derecho de la Unión Europea o nacional, o materialización de un riesgo.

La vocación de este Canal Ético es la de ser un medio de utilización preferente y preeminente al Canal Externo de Información que legalmente se establezca con el fin de que la empresa pueda adoptar de inmediato aquellas medidas más eficaces y oportunas en función del momento y la situación, tanto para evitar la comisión del ilícito penal o administrativo, evitando de esta manera el riesgo, o de atenuar las negativas consecuencias del mismo en caso de que la conducta ilícita se hubiera ya producido, evitando igualmente que las mismas se puedan volver a repetir.

Este Canal Ético sustenta su funcionamiento sobre unos principios derivados de la finalidad perseguida, a saber:

• Protección y asesoramiento al informante.
• Integración en los procedimientos de la empresa.
• Sencillez para el comunicante.
• Facilidad de acceso.
• Divulgación máxima de su existencia.
• Fiabilidad de la información.
• Confidencialidad.

De estos principios, mención especial merece el último de los puntos, puesto que es el que más influye en sus características y uso. La confidencialidad del Canal Ético es su pilar fundamental, ya que garantiza al informante que la información facilitada, así como sus datos personales serán tratados con total confidencialidad.

La confidencialidad del canal no implica necesariamente el anonimato. La realización de una comunicación no implica más que un mecanismo de inicio de una actividad instructora o indagatoria por parte del responsable del Canal Ético, con el ánimo de averiguar cuanta información pudieran recabar para verificar los hechos comunicados, siendo que de ese modo resulta importante que tanto para el informante como para el responsable del canal fuese posible ponerse en contacto para ampliar o matizar las informaciones enviadas o recibidas, en función de las necesidades de la investigación realizada. No obstante, para favorecer el conocimiento de hechos que pudieran ser relevantes para la prevención de incumplimientos normativos se ha posibilitado la presentación de comunicaciones de forma anónima tal y como establece la Ley.

2. ÁMBITO MATERIAL DE APLICACIÓN DEL CANAL ÉTICO

El Canal Ético debe permitir la recepción de comunicaciones de información relativas a hechos que pudieran suponer:

Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

1.- Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno. A tal efecto, debe tenerse presente que la citada Directiva establece normas mínimas comunes para la protección de las personas que informen sobre las siguientes infracciones del Derecho de la Unión: i) contratación pública, ii) servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, iii) seguridad de los productos y conformidad, iv) seguridad del transporte, v) protección del medio ambiente, vi) protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear, vii) seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales, viii) salud pública, ix) protección de los consumidores, x) protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.

2.- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o

3.- Incidan en el mercado interior, tal y como se contemplan en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

4.- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

5.- Infracciones del derecho laboral y en materia de seguridad y salud en el trabajo de las que informen los trabajadores, sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica.

QUESOS LA VASCO NAVARRA informa que las personas que efectúen comunicaciones, proporcionen informaciones y/o efectúen denuncias malintencionadas, de mala fe o con conocimiento de su falsedad, o con el único propósito de menoscabar la reputación y el prestigio de la empresa, o de cualquiera de sus profesionales, directivos, colaboradores, clientes y proveedores podrán dar lugar a las correspondientes sanciones, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que se puedan derivar según el ordenamiento vigente.

Por otro lado, QUEDAN EXCLUIDAS del presente Canal Ético cualesquiera informaciones excluidas del ámbito de aplicación material de la Ley, como las consistentes en meras QUEJAS, RECLAMACIONES DE CALIDAD O SUGERENCIAS para las cuales QUESOS LA VASCO NAVARRA dispone de otras vías de comunicación, independientes al Canal Ético, para la recepción de este tipo de informaciones accesibles a través de otros apartados de su página web.

3. ÁMBITO PERSONAL DE APLICACIÓN DEL CANAL ÉTICO

 Serán objeto de recepción, tramitación y seguimiento las informaciones recibidas de los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones que afecten a la entidad:

• Las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta

• Los autónomos.

• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos

• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

• Los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquéllos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

4. PRINCIPIOS GENERALES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

 Con el objetivo de que el Canal Ético sea efectivo, la empresa velará porque cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Entre ellos, cabe destacar:

1. Permitir a todos los sujetos comunicar información sobre las infracciones previstas en la Ley.
2. Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, así como de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
3. Admitir la presentación de informaciones anónimas.
4. Permitir la presentación de la información por escrito, o verbalmente, o de ambos modos.
5. Integrar a todos los canales internos de información que puedan existir en la empresa.
6. Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la empresa con el objetivo de que ésta sea la primera en conocer la posible irregularidad.
7. Ser independiente y aparecer diferenciado respecto de otros canales de comunicación que puedan existir en la empresa. Ej. Buzón de sugerencias, Buzón de quejas, etc.
8. Contar con un Responsable del Sistema Interno de información, en los términos previstos en el artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
9. Contar con una política en materia de Sistema Interno de Información y defensa del informante.
10. Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
11. Establecer las garantías para la protección de los informantes conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

5. PRINCIPIOS GENERALES DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

De acuerdo con el Título VII “Medidas de protección” de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el Sistema de información garantizará que las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción gocen de las siguientes medidas de protección:

5.1.- Condiciones de protección

Las personas que comuniquen o revelen infracciones de las previstas en el apartado 2 tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

• Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
• La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

• Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido ya
• Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
• Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el apartado

Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.

Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.

5.2.- Prohibición de represalias

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.

Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A los efectos de lo previsto en la ley, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

• Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
• Intimidaciones, acoso u ostracismo.
• Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
• Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
• Denegación o anulación de una licencia o permiso.
• Denegación de formación
• Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.

5.3.- Medidas de protección frente a represalias.

No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en el apartado 2 o que hagan una revelación pública de conformidad con la ley 2/2023, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.

Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.

Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la ley será exigible conforme a la normativa aplicable.

En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o de revelaciones públicas protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado o haber hecho una revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la ley 2/2023.

5.4.- Medidas para la protección de las personas afectadas.

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento

6. GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO

El Responsable del Canal Ético será un órgano colegiado, designado por el órgano de administración de la empresa para tal fin, el cual ha delegado en un directivo de la misma las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de expedientes de investigación, que estará asistido, durante la fase de recepción de las informaciones a través del Canal Ético, por colaboradores externos que gestionarán la plataforma informática implantada para tal fin.

7. VÍA PARA LA COMUNICACIÓN DE INFORMACIONES EN EL CANAL ÉTICO.

• Por escrito.

En el canal ético la información se podrá comunicar por escrito mediante la utilización de la aplicación informática habilitada al efecto disponible en el portal Web de la empresa.

• De forma verbal.

Asimismo, puede comunicarnos cualquier información de forma verbal mediante la grabación de un audio que no puede sobrepasar los 15 Mb de tamaño por cada archivo que se suba a la aplicación.

A estos efectos, Ud. puede fraccionar la grabación en varios audios inferiores a 15 Mb si fuese necesario, para subirla guardando el debido orden cronológico de subida de los mismos, de más antiguo a más nuevo.

En los casos de comunicación verbal se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

• Solicitud de Reunion presencial

A solicitud del informante, también podrá comunicarse mediante una reunión presencial.

Si el informante desea presentar su información mediante una reunión presencial deberá solicitar la misma accediendo con el código al apartado “mensajes” que le permite tener una comunicación sin que sea requerida la identificación.

Dicha reunión se habrá de llevar a cabo en el plazo máximo de siete días hábiles desde su solicitud.

Al presentar la información por cualquiera de las vías expuestas, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico, teléfono o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información por los encargados de gestionarlas.

En cualquier caso, podrá optar por llevar a cabo su información de forma anónima.

8. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN

Además de utilizar el Canal Ético de nuestra empresa que se describe en este documento, toda persona que lo desee puede presentar su información a través del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).